Det allra viktigaste när det gäller upphandling av utbildning är att vara klar över sitt mål. Även om det låter självklart är det ändå inte helt enkelt att definiera för sig själv och för gruppen varför en utbildning genomförs, konstaterar Eva-Lotta Sandberg, vd och upphandlingskonsult på företaget Affärsconcept.

Målen för en utbildning kan vara olika. Om ett nytt it-system ska införas bör utbildningen handla om specifika kunskaper kring systemet. Är det viktigt att lära ut hur systemet används krävs mer praktiska övningar, men om deltagarna redan har praktiska kunskaper kanske det behövs ett teoretiskt djup för att komma vidare.

Eller så är det inte kunskap man är ute efter i första hand, utan inspiration. Att folk ska entusiasmeras och lära sig att arbeta tillsammans.
– Det här måste man vara klar över när man börjar kravställa, för det speglar resten av arbetet. Det är grunden för upphandlingen, säger Eva-Lotta Sandberg.

Tänk igenom hur målgruppen ser ut. Vilka förkunskaper har deltagarna? Vilka erfarenheter? Och vilken inställning? Ingår utbildningen i en förändringsprocess på företaget kanske inte deltagarna är särskilt positiva. Då behöver leverantören veta att det finns ett motstånd för att kunna förmedla en entusiasm.

Som köpare är det viktig att vara tydlig gentemot leverantören med mål, förväntningar och hur målgruppen ser ut, för att de ska kunna göra ett bra jobb. Det är något som många missar, enligt Eva-Lotta Sandberg.

– Det kan vara att gruppen är väldigt spretig eller att den är homogen med en viss bakgrund. Oavsett vilket måste leverantören få veta för annars blir det lätt fel. Att leverantören kommer och kör en baskurs för de som är jätteavancerade till exempel. Mycket handlar om infriande av förväntningar och leverantörerna måste få rätt förutsättningar.

Därefter anser Eva-Lotta Sandberg att man ska ställa hårda krav på att lärarna har den kompetens som krävs.

– Handlar det om praktisk tillämpning ska lärarna inte bara ha kunskaper på pappret, då ska de vara verksamma inom området och inte bara vara teoretiker.

Som köpare är det samtidigt viktigt att inse att det är leverantören som utifrån sin kunskap ska utforma utbildningen, poängterar hon.

– De är specialisterna och det är därför man köper tjänsten. Var tydlig med vilka element som ska ingå och vilka kunskaper deltagarna ska ha efter utbildningen, men lägg dig inte i upplägget.

Däremot kan det vara bra att undersöka leverantörens erfarenhet av att organisera utbildning och att ställa krav på det.

– Det är ganska komplext att administrera allt praktiskt kring en utbildning och det är viktigare än man tror att det fungerar. Annars kan det upplevas som väldigt irriterande och störande.

Bra mål är tydliga, mätbara och realistiska och för att veta om målen med utbildningen har uppfyllts bör man redan innan bestämma hur de ska mätas. I vissa fall är ett regelrätt prov det bästa, i andra kan det vara en inlämningsuppgift eller en utvärdering från deltagarna.

– Ju mer handgriplig utbildningen är desto lättare är den att följa upp. Till exempel att alla ekonomihandläggare ska klara av att boka en faktura i it-systemet efter kursens slut.

När det gäller ledarskapsutbildningar handlar det ofta om en egen-utvärdering av om den gav det som förväntats. Vid avancerade utbildningar, exempelvis inom it-arkitektur, är någon typ av inlämningsuppgift där deltagaren löser ett problem vanligast.