Så får du igång samarbetet på jobbet – och stoppar mejlandet

Samarbetsverktyg kan vara ett sätt att uppmuntra till just gemensamt arbete. Men det kan också ge absolut ingenting. ”Vill du lyckas måste du vara tydlig”, säger Gartneranalytikern Jeffrey.

Samarbete

Samarbete, samverkan, teamwork... i dag handlar mycket om att få olika delar i en organisation att mötas och ha ett snabbt och effektivt kommunikationsflöde. Och det finns en stor skog av verktyg för att dela information på olika sätt, som Slack, Google suite, Microsoft teams, Facebook Workplace, Dropbox och många fler.

Många vill de veta hur mycket de kan spara med de olika verktygen.

– Men det är som att köpa en roddmaskin och fråga hur många kilo man tappar. Det beror helt på hur den används – kanske väldigt många, eller inga alls, säger Jeffrey Mann som är analytiker på Gartner.

Den allra vanligaste frågan han får är dock hur man ska göra för att få bort folk från mejlen och bli bättre på att uppmuntra samarbete. Ett misstag som många gör är att de har ett för brett utbud av verktyg utan tydligt syfte.

– Det är som att titta ner i sin verktygslåda och hitta lite olika sågar, några mejslar, en del gammalt som du fått av din morbror – och det är bra tills du ska välja ett. Det är därför som folk går tillbaka till mejlen.

Ett stort urval utan att man förstår ens vad man behöver gör en paralyserad konstaterar Jeffrey Mann och drar till med en liknelse till – hyllmeter med schampo på ett varuhus.

– Vilket hår har jag? Det blir omöjligt att välja. Om man får den känslan när man ska kommunicera och verktygen är för många – ja då väljer man troligen mejl, för Outlook vet man ändå hur det fungerar.

En annan väg som många tar är att de helt enkelt börjar använda ett samarbetsverktyg på nätet utan att fråga om lov. Enligt Gartner så uppger 42 procent att de ibland letar reda på verktyg på egen hand.

Och det här är något som företaget måste fundera över. För även om konsolidering, kostnadsbesparingar och säkerhetsfrågor är viktigt och den första impulsen är att kasta ut allt som kommit in under radarn så kan det vara ett olyckligt beslut, anser Jeffrey Mann.

– Du måste väga in de politiska effekterna av konsolidering. Många blir arga om deras favoritverktyg tas bort, det är som att ge sig på deras keldjur.

Risken är att de i stället använder verktyget i smyg eller helt enkelt går tillbaka till mejl om de ändå inte får dela filer eller kommunicera som de vill.

– Om användarna är så passionerade så att de betalar för verktyget själva eller gömmer det i sin budget – ja då ska du nog inte ta bort det. Hur ofta är de så passionerade kring vilka verktyg de använder annars?

Jeffrey Mann spaltar upp fyra grundingredienser i ett gott och effektivt samarbete: aktivitet, kontext, motivation och teknik som möjliggör samarbete,

Aktiviteterna i ett samarbete kan självklart se helt olika ut beroende på hur verksamheten ser ut – så det gäller att anpassa gränssnitt, utbildning och verktyg efter det.

En förståelse för sammanhanget, kontexten, är också avgörande för ett effektivt samarbete. Därför är det viktigt med en gemensam syn på vad som faktiskt görs, ett gemensamt språk för att tala om det och en kultur som uppmuntrar det.

Nästa kritiska punkt är att lyckas få alla att delta i samarbetet – göra dem motiverade.

Och så krävs det teknik som stöttar samarbetet och som kan användas i olika aktiviteter.

– För att lyckas gäller det att skapa tillit och skapa rätt förväntningar. Alla ska också känna sig säkra med att dela idéer. Och då gäller det att driva motivationen att använda dem och komma förbi det motstånd mot förändring som finns i alla organisationer, säger Jeffrey Mann.

När informationen delas så ökar transparensen – och det kan vara väldigt skrämmande.

– Att exempelvis lägga ut en granskning som andra kan se och kommentera kan kännas otryggt och ovant. Du förlorar lite av kontrollen. När du fick kommentarer via mejl kunde du själv göra ett urval bland dem.

Då gäller det att i stället se till att den som delar får andra vinster och uppskattning som kompenserar för kontrollförlusten.

Det ska inte heller vara krångligt att dela. Gränssnittet får inte vare en tröskel i sig.

– Det ska vara tydligt när verktyget ska användas – vilket verktyg som används till vad. Det absolut sämsta man kan göra är att skjutsa ut en massa grejer och be användarna hojta till om de hittar något användbart. Det måste alltid finnas ett tydligt syfte, säger Jeffrey Mann.

– Att säga att man får se vad som händer, då ger du upp allt hopp om att det ska löna sig – du har inga mål och vet inte vad du vill. Stor röd flagga!

Han föreslår också en rad konkreta metoder för att motivera medarbetarna att använda de verktyg man valt och samtidigt visa hur de kan användas.

Det handlar om att på olika sätt visa upp lyckade exempel på användning.

– Ett sätt är att lyfta fram fem till tio stycken som får lysa som fyrar. Ett par stora vinster är bättre att peka på än många överlevare. Titta efter sådant som gett högt värde och haft låg risk. Börja med att leta efter dem bland dem som är ivriga att använda verktygen – det är bästa stället.

Korta videor som på Facebook kan också väcka intresse.

– Max 90 sekunder som handlar om hur ett verktyg kan användas. Lättsmälta små videor som ger vägledning till hur det kan användas just i den egna kontexten.

Man kan också passa på att ta tillfället i akt när man fredagsfikar med kollegerna eller låta deskar med folk som kan svara på frågor poppa upp i olika delar av verksamheten.

– Det viktiga är att skapa engagemang, att trycka på det värde som samarbetet skapar och ha med motivationsaspekten och se till att det fungerar på rätt sätt just för era behov, säger Jeffrey Mann.

Tillbaka till jobblista