Så upphandlar du it-rekrytering: experttips, fallstudier, branschöversikt

Publicerat: Av

SF Studios och Skandia berättar hur de går till väga.

Upphandla rekrytering

Det blir svårt att locka de vassaste it-kandidaterna om du väljer ett rekryteringsföretag som har ett begränsat nätverk och kandidatannonserar.

– För att kunna rekrytera resultatrika it-kandidater är det a och o att du i upphandlartagen utvärderar proaktiva searchföretag, säger Ulrica Söderlund, vd på PIR, ett oberoende konsultbolag inom inköp.

Searchföretagen ligger steget före andra rekryteringsföretag, menar hon. De har löpande kontakter med kandidater i sina nätverk, även om de inte har något rekryteringsuppdrag.

– När de får ett uppdrag vet de exakt vilka kandidater som är bäst lämpade, och har en inarbetad relation med dem, säger Ulrica Söderlund.

Innan du skickar en förfrågan till rekryteringsföretagen ska du vara noggrann med att beskriva vilken typ av kandidat du söker, och formulera en genomarbetad arbets- och kunskapsbeskrivning.

Ulrika SöderlundUlrika Söderlund är vd på PIR, ett oberoende konsultbolag inom inköp. 

Att välja rätt rekryteringsföretag är bara halva vägen mot mål, menar Ulrica Söderlund.

– När searchföretagen sållat fram några vassa kandidater ska arbetsgivaren göra intervjuerna så fort som möjligt för att inte tappa dem. En vass kandidat kan ha flera erbjudanden på gång samtidigt. Innan du träffar dem har de själva gjort faktainsamlingar om företagets värderingar och företagets chefer.

Det svåraste att rekrytera är kandidater som kan programspråk som rör digitaliseringar, och vassa projektledare.

– Störst chans att fånga en kandidat är om ditt företag kan erbjuda personlig utveckling och utmaningar, säger Ulrika.

SF Studios: Relationen med rekryteraren avgjorde

CIO:n valde en rekryterare som han hade anlitat hos sin tidigare arbetsgivare, trots att hon också bytt arbetsgivare sedan dess.

När Martin Reje blev rekryterad som CIO till SF Studios i januari 2015 väntade en förändringsresa. Fyra sepa­rata bolag i Sverige, Norge, Danmark och Finland skulle centraliseras på nordisk nivå.

– Ett viktigt steg var att förena de fragmenterade it-verksamheterna till en gemensam affärsnära avdelning. Då behövde jag rekrytera tre nya medarbetare, säger Martin Reje.

De tre rollerna var en funktionsansvarig för digitala tjänster, en för BI och rapportering, och en enterprise-arkitekt.

Bakgrunden är att SF Studios producerar och distribuerar film och tv i Norden och har de två egna digitala tjänsterna SF Anytime och SF Kids.

Istället för att upphandla ett rekryteringsföretag tog Martin kontakt med rekryteraren Christina som han tidigare hade anlitat när han var enhetschef på Systembolagets projektkontor. Det visade sig att hon numera arbetade på rekryteringsföretaget Dreamworks.

– En god relation med en rekry­terare är a och o. Det är viktigare än vilket rekryteringsföretag som upphandlas, säger han.

Varför då?

– I mitt fall har jag stort förtroende för Christina, som är väl insatt i mina drivkrafter och visioner, säger han. Hon är kunnig inom it och fick snabbt en bra bild av de utmaningar och behov vi stod inför på SF Studios.

De tre kandidaterna rekryterades i tur och ordning under 2016. Idag består it av sex personer.

Martins kriterier, förutom rätt utbildning och erfarenhet, var att kandidaterna inte skulle vara alltför lika varandra. Mångfald var ledordet.

– Jag ville bygga upp ett it-team där vi har en gemensam vision men var och en har olika synsätt, ålder, kulturell bakgrund och branscherfarenheter. Jag såg gärna både kvinnor och män. Jag tycker att det är viktigt med olika perspektiv för att vi ska utvecklas som organisation istället för att köra vidare i samma hjulspår.

Vad mer är viktigt att tänka på?

– Kom överens med rekryteringsföretaget om en process, och hur involverad du själv ska vara. Boka avstämningsmöten i god tid då rekryteringsföretaget ska redovisa status.

Hur involverad var du själv?

– Jag formulerade en genomarbetad kandidatbeskrivning, som även Christina var med och tyckte till om. Efter att hon hade handplockat tre till sex kandidater för varje roll var jag med i processen igen. Därpå följde en presentation av kandidaterna där jag valde ut dem jag gick vidare med och intervjuade individuellt.

Skandia: Tog vägen via sociala media

Upparbetade kandidatnätverk, innovativa metoder och att kunna vara ansiktet utåt var avgörande.

Sensommaren 2015 bestämde sig Andreas Thunholm, hr-ansvarig för Skandias it-funktion, att ta ett nytt grepp om Skandias it-rekrytering.

– Jag använde mitt Linkedin-nätverk för att få tips på vassa rekry­teringsföretag inom it-området. Utifrån tipsen träffade vi drygt tio rekryteringsföretag, säger han.

Alla fick redogöra för sina olika rekryteringsmetoder och vilka roller de var bäst på att finna, som it-utvecklare, kandidater från andra länder eller personer i ledande befattningar.

– Avgörande för oss var att rekry­teringsföretagen har hängt med i utvecklingen och tydligt kunde beskriva hur de jobbar med sina kandidatnätverk, säger Andreas Thunholm.

I rekryteringsprocesserna ska företagen vara Skandias ansikte utåt och kunna ge en känsla av hur det är att arbeta på Skandia. De skulle också ha erfarenhet av de tjänster som Skandia söker och möta krav på hållbarhet, som etik och miljöhänsyn.

Fem rekryteringsbolag gallrades fram, och testas nu för att se om samarbetet ska bli långvarigt.

– Vilket vi anlitar beror på vilken roll vi för stunden efterfrågar, säger Andreas Thunholm.

Sedan i våras har Skandia till exempel anlitat Boxhill som rekryterat ett antal medarbetare. Det har bland annat varit en chef för digitala kanaler och en business relationship manager.

En rekrytering tar fem till sex veckor från att Boxhill får uppdraget tills att kandidaten signerar anställningsavtalet.

Hur mycket är ni själva med i rekryteringsprocessen?

– Tillsammans med rekryteringsföretaget tar vi fram kravprofilen och håller sedan kontakten under hela processen. Efter tre–fyra veckor går vi igenom de kandidater som gallrats fram. Därpå träffar vi på Skandia kandidaterna ett par gånger och fäller avgörandet. Slutligen gör vi eventuella tester, tar referenser och gör bakgrundskontroller.

Dina bästa tips för att lyckas?

– Välj ett rekryteringsföretag som prioriterar dig som kund. Lika viktigt är att företaget verkligen har förståelse både för din verksamhet och de kandidater de ska rekrytera åt dig. Det finns otroligt många rekryteringsbolag där ute, så leta efter dem som hänger med i utvecklingen och arbetar modernt och effektivt!

Branschöversikt: 22 rekryterare

Från Academicwork till Wise IT. Klicka för att ladda hem pdf.

Branschöversikt

Tillbaka till jobblista